Achtung: Archivierungspflicht!

access_time1. November 2022
by  Systemhaus Knoblauch
Archivieren Sie Ihren E-Mail Verkehr?
Wir zeigen Ihnen wieso die Archivierung von E-Mails verpflichtend ist und welche Vorteile die richtige Lösung für Sie hat.
Betriebsprüfer achten ebenfalls auf die E-Mail Archivierung, seit Inkrafttreten der GoBD. Wenn Sie jetzt denken, dass dies nur Großunternehmen betrifft, liegen Sie falsch.
Grundsätzlich muss alles archiviert werden, was mit einem steuerlichen relevanten Prozess zu tun hat. Und das unabhängig von der Unternehmensgröße.
E-Mails, die als Handelsbriefe eingestuft werden, müssen sechs Jahre archiviert werden, steuerrechtlich relevante E-Mails sogar zehn Jahre.
Die GoBD, Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, verpflichtet die Unternehmen dazu, Ihre E-Mails vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren.
Der sicherste und zuverlässigste Weg für eine funktionierende und von Betriebsprüfern anerkannte Lösung führt somit über einen erfahrenen IT-Dienstleister.
Wussten Sie, dass Ihnen bei Nichterfüllung sogar Sanktionen drohen?
Für die Ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen ist grundsätzlich die Geschäftsführung eines Unternehmens verantwortlich. Kommt sie dieser Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche oder sogar zivilrechtliche Sanktionen.
Unser Fazit: An der E-Mail Archivierung kommen Sie nicht vorbei.
Die Vorteile der E-Mail Archivierung haben wir Ihnen zusammengefasst:
  • effizienteres und produktiveres Arbeiten, da durch gezielte Suchanfragen E-Mails in Rekordzeit gefunden werden
  • langwieriges, aufwändiges und kostspieliges Suchen nach bestimmten E-Mails entfällt, ebenso die aufwändige E-Mail-Sortierung
  • Schutz vor Datenverlust
  • Vereinfachung von Backup und Wiederherstellung
  • Smarte Komprimierung und Auslagerung beugt überfüllten E-Mail-Postfächern und Servern vor
  • Rechtliche Sicherheit: Gesetzlichen Vorschriften werden komplett erfüllt

Alle weiteren Infos dazu und auch zum Patch-Management – wie Sie gefährliche Sicherheitslücken schließen sowie Infos zum Windows 11 Update lesen Sie gerne in unserem neuen Flyer nach.